Anleitung - Personen

Grundlegendes

 

Unser Pastoralplaner (und die Website im Allgemeinen) hat ein CRM (Customer-Relationship-Management) als kleines Herzstück. Das bedeutet, dass wir über die Website auch Listen von Personen verwalten können. Das können wir zum Beispiel nutzen, um die Gottesdienstplanung zu machen oder Newsletter zu versenden.

 

Wir empfehlen, das CRM erst dann auszuprobieren, wenn Sie sich mit der Website bereits intensiv auseinandergesetzt haben.

 

Wenn Sie sich darüber hinaussehen, kann das CRM zu einem praktischen Tool im Pfarralltag werden.

 

WICHTIG: Die hauptamtlichen Mitarbeiter/innen werden automatisch aus dem Personalsystem der Erzdiözese importiert. Sie können dort KEINE Änderungen vornehmen, lediglich Gruppen und Verantwortungen zuweisen.

 

 

 

 

 

 

Personen anlegen

 

Um eine Person anzulegen, klicken wir auf den grünen Button.

 

 

 

 

 

 

Nun erscheint ein neues Feld:

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Jetzt füllen wir die Daten aus, die wir brauchen. Bitte achten Sie darauf, dass die Personen zur Datenverarbeitung zustimmen müssen! Ist das wichtigste ausgefüllt, können wir unter „Gruppen“ und „Verantwortlichkeiten“ noch beides zuweisen.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Nun erscheint die Person in der Liste:

 

 

 

 

 

 

 

 

Gruppen & Verantwortliche

 

Gruppen und Verantwortlichkeiten legen wir hier an:

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Wir können jeweils eine „Überschrift“ vergeben, diese dient nur zur Orientierung und wird keiner Person zugewiesen. Unter der Überschrift können wir aber Gruppen und Verantwortungen anlegen.

Gruppen sind Ansammlungen von Menschen, die eine gemeinsame Funktion haben. Verantwortlichkeiten sind einzelne Funktionen wie zum Beispiel Pfarrsekretär: in.

Haben wir die Gruppen angelegt, können wir einen Menschen nur einer Gruppe oder Verantwortung zuweisen.

 

Anzeige von Personen

 

Falls in Ihrer Pfarre noch kein Widget erstellt wurde, können Sie es hier nachrichtlich auswählen:

Pages:Personen

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Import/Export

 

Damit wir nicht alles einzeln eingeben müssen, können wir ganze Datensätze importieren und exportieren!

 

Für den Export klicken wir einfach auf „Exportieren“, dann wird eine Excel-Datei gespeichert!

 

 

 

 

Für den Import erstellen wir zuerst eine Import-Datei:

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Was die Datei braucht, steht auf der Seite, die ausgespielt wird, wenn man auf „Importieren“ klickt.

„Für den Import wird eine Datei im Excel *.xlsx Format benötigt. Die erste Zeile sollte die contact_type (P = Person / O = Organisation) (Spalte beinhalten, in die Zeilen danach kommen die Personendaten (E-Mail, Vorname, Nachname, Anrede).“

 

Wir wählen die Import-Datei dann aus:

 

 

 

 

 

 

 

 

Wenn im Datensatz Änderungen vorgenommen werden müssen, wird das per Fehlermeldung angezeigt:

 

 

 

 

 

 

Nachdem die Daten bereinigt wurden, kann der Import nochmals überprüft werden. Einfach durchklicken.